各学院、部门，定西校区管委会：
档案是学校建设与发展的重要组成部分，是学校历史的重要见证，在学校各类教学科研、党政管理及基本建设工作中发挥着重要的凭证和参考作用。为更好的完成2023年度全校归档工作，确保学校上年度各项工作中形成的有价值文件材料完整、齐全归档，现将有关事项通知如下：
一、归档要求
（一）学校档案除人事、学生档案外均由档案文博馆集中统一管理，任何单位和个人不得将应归档材料截留在本部门或据为己有。
（二）各部门兼职档案员要严格按照《甘肃中医药大学档案管理办法（试行）》执行，认真整理本部门归档材料，确保材料的完整、准确、系统，能全面反映本部门的工作情况。
（三）部门负责人要认真审阅本部门归档材料，部门兼职档案员切实履行职责（兼职档案员有变动的情况应及时向档案文博馆报备），积极配合，按时完成本部门归档工作。
二、归档范围
（一）各学院、部门在2023年度日常工作过程中形成的正式文件、各类通知、上报材料、统计报表、协议合同、会议记录、会议纪要，制度汇编等材料；主办的重大会议、重要活动的会议材料、资料汇编、领导讲话稿等材料。
（二）各中层党组织在2023年度日常工作过程中形成的正式文件、各类通知、上报材料、统计报表、会议记录、会议纪要、发展党员，开展党组织活动等材料；主办重大会议、重要活动的会议材料、资料汇编、领导讲话稿等材料。
（三）各部门除文件材料外，开展活动过程中形成的照片、视频等声像档案材料，获得的奖状、奖牌、证书等实物档案材料可一并归档。
三、归档方法
（一）归档文件材料分为纸质版文件与电子版文件
1．纸质版文件材料应编制页码，文件正面在右上角编页，反面在左上角编页，每份文件用铅笔从1开始顺次编页，空白页无须编页，文件本身有完整页码的无需重复编页。
2．电子版文件一份文件对应一个PDF，该PDF文件应包含正文及所有附件，以“文号-题名”方式命名，保证电子文件的排列顺序与目录一致。
（二）学校党委、行政及各学院、部门的正式发文需要有文件签发单，文件签发单一般为纸质材料，按照文号顺序排列，一般一个部门的文件签发单为一件。
（三）归档部门移交档案材料的同时应用excel表格规范编制归档文件材料移交表（见附件，可从档案文博馆主页下载），移交表一式两份，经档案文博馆联系人核对确认，双方负责人及经办人签字加盖公章后方可移交。
（四）一份文件材料可只归纸质版材料或只归电子版材料，两者皆有的只归电子版。
四、归档时间及地点
（一）4月8日至4月12日，和平校区图书馆七楼北侧档案文博馆办公室统一收档，五里铺校区的部门可到图书馆三楼东侧办公室归档。
（二）逾期未归档的部门请自行前往五里铺校区归档。
（三）建设项目类基建档案、各层次学生教学类档案、会计档案、科研项目档案等专题档案整理好后可以随时进行归档。
五、联系人及联系方式
联系人：焦洋
联系电话：五里铺校区 5162261，和平校区 18509484121
档案文博馆邮箱：dag@gszy.edu.cn
档案工作QQ群：587832455